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企业综合性文字材料的写作方法与技巧


  摘要:对于文字材料,跟政府机关比,企业的在类型、种类上都没有政府机关的繁杂,但一篇好的文字材料绝对能给一个单位加分。材料写好了,就是个品牌,既可以为企业赢得知名度,提高影响力,又能提升材料写作人员的文化底蕴,开拓思想境界,提高认识水平。
  关键词:综合性;写作;方法
  对于企业办公室人员来讲,撰写综合性文字材料是办公室文秘人员的基本职责,是每一名文秘人员必须具备的基本素质。可以说,企业文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动,也是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的课题,只有更好,没有最好。
  一、企业综合性文字材料的特性
  企业综合性文字材料,通常包括领导讲话稿、各类工作报告、工作总结、工作打算、经验交流材料、工作汇报、调研报告等方面,都是以企业生产经营、销售管理、体制机制建设等若干内容为基础要素,根据不同主题,在归纳、提炼、分析、论述等基础上,结合领导要求和企业实际,各有侧重,形成材料。总体上讲,要写好综合性文字材料,首先要认识到综合性文字材料具有哪些特性?
  (一)综合性文字材料的内容具有综合性
  作为企业办公室人员,无论是制定文件制度,还是起草讲话、汇报,材料内容必须站在企业全局的角度,要把企业各类情况综合运用起来,要体现企业领导、特别是一把手的理论水平、决策能力及文化修养,内容之多、覆盖面之广、信息量之大是企业其他部门、专业无可比拟的,必须站在更高层次,将宏观形势、企业基本情况、基层具体情况三者有机统一,进行综合分析和把握,深度挖掘,举一反三,提出对企业发展具有指导意义的思路,实现工作总结与部署,既务实,又务虚,既有粗,又有细,这样才会是一篇出彩的文章。
  (二)综合性文字材料的功能具有综合性
  从一定程度上讲,企业综合性文字材料,既具有宣传、教化的功能,又具有审美、服务的功能。综合性文字材料由秘书起草,却服务企业领导,不论什么场合,文字材料必须提现领导的意见和思想,必须是服务企业发展。否则,无论写的天花乱坠、天马行空,脱离了企业实际,脱离了领导的工作意图,绝不是一份好的材料,这对实现文字材料宣传员工、教育员工、部署工作、鼓舞斗志都无从谈起,这种材料一般都会被毙了,很难得到领导采纳。
  (三)综合性文字材料的写作手法具有综合性
  通常,我们讲的文章写作手法主要包括叙述、议论、说明、抒情等,企业的文字材料虽然多是以议论为主,但绝大多数都需要多种表现手法综合运用。作为文秘人员,要想文章写得生动、准确、有深度,就离不开运用多种手法。一篇只有单一写作手法的文章,绝对是不入流的文章,再大的篇幅、再华丽的辞藻都是枯燥乏味的。
  (四)综合性文字材料的写作具有综合性
  一篇好的文字材料,不论长短,都是文秘人员才、气、识、情等各方面素质的综合写照。我们文秘人员在写任何文字材料时,都要因人、因地、因时、因事而变,照搬照抄、循规蹈矩,是写不出好东西的。面对不同层次、不同知识体系、不同成长背景、不同工作打法的领导,就要有不同的思想和思路,写出不同口味的材料。作为企业来讲,生产、管理、经营是不变的主题,在企业的某一个阶段,文字材料就要具有某一个阶段的特性,坚持与时俱进写好文章。
  二、企业综合性文字材料写作的基本要求
  通常,我们在工作中面对各式各样的文字材料,对于新手来说,都会觉得束手无策,手忙脚乱,望文兴叹,不知从何下手。写好综合性文字材料虽说很不容易,但只要掌握住要领,一切都将变得顺其自然,综合材料的难关将迎刃而解,信手拈来。
  根据個人多年的写作经验,要把综合性文字材料写好,需要牢牢把握好以下三项基本要求:一是弄清意图,要深刻分析领导想说什么,说哪些方面,围绕这些,明确提出具体问题;二是确定架构,文秘人员首先围绕一个主题,有一个宏观的整体认识,把握住怎么说的核心,围绕企业的问题展开,提出解决问题的方案,有头有尾,有理有据,主次分明;三是简洁精练,就是要把事情说清、说好,以企业的基础素材为基础,进行提炼升华,把材料写的丰满靓丽,有声有色,让人听起来有一种回味无穷、引人入胜的感觉。一篇好的综合性文章,能让人犹如久旱逢甘霖的畅快,而干干巴巴的文章,只能倒人胃口,似鸡肋般令人提不起阅读的欲望。
  通俗来讲,一篇的文字材料这样有这么几个层次,最低层次的就是把事情讲清楚,让人明白你在讲什么,不记流水账;第二层就是,就是把事情讲到位,让人明白你讲的主题是什么,把该说的说出来,不该说的藏起来,不脱泥带水;最高层次就是把材料讲得美,不但让人明白你讲什么,而且有新思路、新观点,使人如沐春风、茅塞顿开之感,别人通过这篇材料有了新认识,思想上得到了启迪。
  三、企业综合性文字材料的写作技巧
  技巧是我们做一件事情的时候常讲的工作方法,是一种后天习得的技能。对写作综合性文字材料而言,技巧就是写作的窍门和绝招,是提高写作效率、写作质量的有效手段。但这种方法并非一时半刻就能掌握的,也不是听听讲座、报个培训班就能运用自如的,都需要较长时间的摸索、精炼和积累。
  (一)善于积累和运用资料
  巴甫洛夫曾说过:"不管鸟的翅膀怎么完善,它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。"要想写的一手好文章,必须要注重资料的收集和整理,要做到多听、多看、多问、多搜。多听,就是将每一次会议、座谈、工作讨论都当成学习的机会,留心大家的发言,做好记录,注重整理资料,看笔记,理顺思路。多看,就是通过看同行业的文章,看其他系统的材料,开拓视野,积累思路。多问,就是坚持不懂就问的思想,把专业术语、业务工作要向领导、同事刨根问底的探究透彻。多搜,善于借鉴学习,发挥各种媒介载体作用,收集工作信息,丰富思路。
  在做好日常积累的基础上,运用是关键,资料用得好,就会产生事半功倍的效果,反之就会被束之高阁。要吃透资料,对搜集整理的资料,通过学习、理解、消化,使资料变成有用信息,从中汲取营养。要选准资料,通过对资料分类,梳理排队,做好核实整理,确保准确无误。要善用资料,不能搞"拿来主义",照搬照抄资料,要丢掉资料,站在资料的基础上写好材料。
  (二)精心做好谋篇布局和撰写
  谋篇布局是综合性材料的精髓所在,谋篇不当,文章则凌乱不堪。写综合性材料要做到"三先三后":一是先想后写。接到一项写作任务,不要急于动笔,切忌手忙脚乱,再急的任务,也要结合领导交代意图,进行深思,来积极扩展、正确领会领导的意图,否则就会欲速则不达。二是先粗后细。对于综合性文稿的写作构思,分析层次,通过对企业工作、事物现象进行由表及理、由浅及深的认识,挖掘领导意图,列出大小提纲,再构思起草,精心设计,认真推敲列出精炼的表态,写起来就不会出现磕磕碰碰的现象。三是先易后难。写综合性文字材料,有时对某些工作并不熟悉,或感动有难度,因大型材料都有时间限制,从提高效率的角度考虑,必须先将熟悉、容易、顺手的材料先写,之后再集中时间攻克难点,再进行修改、润色。
  (三)坚持不断修改、完善文稿
  老辈文秘人员常讲,"好的材料是改出来的"。对于文秘人员,写出一篇大型综合性材料,都是点滴心血的积累,并非一朝一夕挥笔而就,十分辛苦。但不能急于求成,更要正确对待修改和完善,认真采纳别人的意见和建议,只有不断改,才能出精品。从改材料的方式上来分,有两种:一方面是自己改,这是一个痛苦而艰难的过程,必须克服"孩子总是自己的好"的思想,先在感情上割一刀,克服"留给别人改"的思想,在改中否定自己,在否定中提高质量。另一方面让别人改,要谦虚,不能骄傲,要从别人改的過程中,悟出道理,悟出味儿来。
  改材料,就是捉虱子,找跳蚤,在这个过程中实现去粗取精,去伪存真,去掉糟粕,留取精华。从改材料的内容上来讲,分为三种:一是改立意,就是站在统揽全局的角度,从领导意图、主题思想、内容结构等方面入手,增删改调,使材料主题突出,立意鲜明,一眼便知中心思想。二是改结构,围绕开头结尾、段落层次、过渡照应、详写略写四个方面下功夫,使文章结构更加流畅、得体。三是改语言,对文章进行字斟句酌的修剪,认真雕琢打磨润色,使文章丰满、简洁、精炼、精美。
  参考文献:
  [1]张杨.浅谈企业综合性文字材料的写作方法与技巧[J].办公室业务,2014(6):9-10.
  [2]庞海龙.浅析企业综合性文字材料起草工作[J].秘书之友,2015(3):26-28.
  [3]陈安敏.如何起草企业综合性文字材料[J].秘书之友,2010 (7):28-29.
 
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