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新形势下高校档案管理模式优化研究


  【摘要】随着经济全球化的不断发展信息化逐渐深入到人们生活的方方面面,高校档案管理工作也要紧随时代步伐,创新档案管理模式,提高档案管理水平,更好地促进社会发展。本文分析了当前高校档案管理模式的现状,提出了新形势下高校档案管理模式优化策略。
  【关键词】高校;档案管理模式;优化
  随着科学技术网络技术的不断进步,人类进入了大数据时代,高校档案管理部门作为高校历史、教学、科研和人事等资料的管理者,是高校是否能正常运转的重要组成部分。大数据时代的来临给高校档案管理工作带来了机遇和挑战,高校档案管理模式急需改革以适应时代的发展。
  一、高校档案管理模式的现状
  (一)对档案管理重视不够,管理观念陈旧。高校作为培养人才的基地,大都将教学作为主要任务,对档案管理不够重视,没有足够的管理和改革意识。很多高校的档案管理仍然采用传统的管理模式,仅限于对档案资料的收集、整理和保存,不能真正体现档案资料的功能性。傳统的档案管理侧重于纸质档案的保存,而在信息大爆炸的时代,更强调电子档案的利用和服务功能。
  (二)档案管理技术急需改革。当前的档案管理一般是以人工为主的方式进行的,在管理上比较粗放,而电子化档案资料的保存对于技术的要求较高,当前的管理模式不能很好地完成既定的管理工作。
  (三)档案管理安全意识不够。当前档案管理工作的安全保护主要是人防、物防、技防,只要做到这三项,档案的安全性就可以得到基本的保障,但是在科学技术不断进步的今天,各种病毒、黑客的不断涌现,使得电子档案资料的安全受到了严重的威胁,保存电子档案的设备有一定的年限,客户端容易遭受网络攻击,安全因素需要档案管理者考虑。
  (四)档案管理人员的素质亟待提高。很多高校的档案管理人员是从其他部门抽调过来的,一般不具备专业的档案管理知识,认为只要做好档案资料的收集和整理就行,没有技术层面的要求,在大数据时代,这些没有专业技术的档案管理人员就会面临淘汰,档案管理工作不能安全稳定顺利地进行,从而阻碍高校的各方面发展。
  二、新形势下的高校档案管理模式优化研究
  在新形势下,我们应该顺应时代的发展,对高校档案管理模式进行改革,更好地为高校服务。
  (一)转变观念。在高校的档案管理系统中要树立重视档案管理的意识,要从传统的档案资料保存转变为档案服务的观念,大力宣传现代化的档案管理模式,树立大数据理念。在档案管理工作中注重发挥信息技术的作用,增强为高校服务的意识,将档案管理工作从传统的纸质档案资料保存向电子化、数字化档案资料方向转变,构建档案资料数据库,更好地为高校服务。
  (二)提高档案管理技术,推进档案管理信息化建设。科学技术不断发展的今天,信息化已经成为各行各业改革的目标,高校档案管理也应该顺应时事,积极推进档案管理信息化建设。首先,要完善基础设施建设,高校要加大投入资金,购入先进的软硬件设备以配合档案管理信息化建设的实施,同时要及时对设备进行更新和升级。将高校档案管理资料电子化、数字化,在计算机技术的支持下,将所有档案信息存入档案管理系统中,构建档案信息数据库,方便管理人员及时找到所需的信息。
  (三)提高档案管理安全意识。随着高校档案管理信息化建设的不断推进,档案管理的安全问题提上日程,由于所有的档案信息都储存在网络终端,会遭受到各种网络攻击,如何保护档案资料能够不被窃取、篡改和删除,是高校档案管理部门继续解决的问题。要建立完善的档案管理系统,及时安装防火墙和杀毒软件,防止各种病毒的入侵。在档案访问权限上设置不同的级别,对保密文件进行加密,只允许特定的人员访问。
  (四)提高档案管理人员素质。"工欲善其事,必先利其器",要想使高校档案管理工作顺利进行,就要聘请专业的档案管理人才,才能从根本上改变传统的管理模式,积极推进档案管理信息化建设。在引进专业的档案管理人才的同时,要对现有人员进行再教育,从专业知识和操作技能上提高档案管理人员的素质和水平,使档案管理人员既有专业的档案管理知识,也掌握信息技术操作技能和安全防护技能,成为专业的复合型档案管理人才。
  三、结语
  在新形势下,高校档案管理模式的优化,科学而合理的利用信息技术,改变了传统的纸质档案管理模式,节约了大量纸质档案的存放空间,减少了档案管理人员的数量,提高了档案资料的功能性,实现了信息资源的共享性,提高了高校档案管理水平,为高校提供了优质的服务。高校的各项工作离不开档案管理工作,只有档案管理模式不断优化和创新,才能为高校的发展提供科学的参考依据。
  【参考文献】
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