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用友环境下采购管理模块常见问题解析


  杨延风+葛新旗
  摘要:采购管理模块作为用友ERP系统中供应链管理模块的重要组成部分,其主要功能是处理与采购业务有关的各种单据,结合存货核算模块及应付款管理模块完成采购成本及应付款项的确认、核销等。文章在梳理采购管理模块业务流程的基础上,通过总结实践中该模块与库存管理模块、存货核算模块、应付款管理模块集成使用时出现的常见问题及解决方案,帮助ERP软件使用者理顺思路。
  关键词:采购管理 业务流程 解决方案
  一、引言
  作为供应链系统中的重要一环,采购环节是企业价值实现的开始。采购是指企业的物资供应部门按生产部门的需求或已确定的物资采购计划,取得生产经营所需的各种物资的过程。采购业务中伴随着采购成本的结转及采购货款的确认和支付问题,所以在实际应用中,采购管理模块多与库存管理、存货核算及应付款管理模块集成使用,以实现财务与业务的整合及数据共享,实现物流与资金流的全过程管理,规范企业管理。
  通过对现有文献的整理,本文发现我国学者对供应链管理的研究较多,但主要侧重于对供应链系统流程优化及应对策略的研究,对ERP环境下供应链模块的具体使用和操作方面的研究较少。周彦(2013)、孙羽、孙红梅(2014)先后从资金流、物流视角分析了用友ERP-U8环境下采购业务、销售业务的主要处理流程。柏菊(2015)从采购管理业务流程分析入手,列举了采购管理单货同行业务模式下的常见问题并针对性地提出了解决办法和思路。这些文献对研究学习采购管理模块有着重要的借鉴意义,但还远远不够。如柏菊(2015)的研究中对常见问题的分析多为日常业务中因为逻辑顺序错误带来的无法修改或删除之类的错误讲解,对期初设置及月末结账环节的错误讲解较少。孙羽、孙红梅(2014)的研究主要侧重于对流程的分析,但没有涉及到对常见问题的分析解决。本文借鉴柏菊(2015)的写作思路(问题——分析——解决办法),并结合孙羽、孙红梅(2014)的资金流、物流整合研究视角对用友ERP-U8 V10.1环境下采购管理模块的常见问题进行归纳整理,并提出一些解决办法,期望能对ERP软件使用者理顺思路、提高工作效率有所裨益。
  二、采购管理模块的业务处理流程及数据传递关系
  采购管理是指企业采购部门根据生产车间的生产需要,搜寻供应商与之洽谈并达成购销合同,督促供应商如期送达货物并按约付款的过程,因为在物资流动的过程中还伴随着资金流动即货到付款(确认应付款现付或后期付款),所以采购管理模块往往和库存管理模块、存货核算模块、应付款管理模块集成使用。一般来说,首先由生产部门发出采购需求,采购员提出采购请求,即采购请购活动①;采购请求获得批准后,采购人员在市场上寻找相应的供应商并与之洽谈达成采购意向,即采购订货活动②,该活动中双方一般会约定付款方式、运输方式、批次等;之后采购员督促供应商如期将货物送达③并检验入库④,进行采购结算⑤;货物入库后,财务人员根据采购发票及采购入库单进行采购成本的结转⑥和应付款项的确认⑦;后期款项支付后双方进行核销处理⑧。具体流程及对应单据和数据传递关系如上页图所示。
  三、采购管理模块常见问题及解决办法
  采购管理模块的流程一般包括期初设置、日常业务处理、期末处理三个环节。本文按照这一流程顺序对该模块中的常见问题及对应解决方法进行归纳整理。
  (一)期初设置环节的常见问题及解决办法
  问题1:无法取消采购期初记账。
  分析:期初记账是采购管理模块期初初始化设置的一个重要环节。期初记账完毕,代表该月期初采购业务即上月采购入库存货已经全部登记完毕,可以处理本月新的采购业务了。但在实际操作中往往会因为采购人员、库管人员的自身疏忽导致应登记业务尚未全部登记完就进行期初记账。这时要想进行修改,因为该月已有新增业务导致取消期初记账时系统提示不能取消。
  解决办法:根据提示查找对应原因,如果是因为存货核算模块已期初记账导致采购管理模块无法取消期初记账,则应在存货核算模块先取消存货期初记账。具体操作如下:在存货核算模块选择初始设置→期初数据→期初余额,选择"恢复"即可取消存货期初记账,返回采购管理模块,取消采购期初记账,再对要登记的存货入库单进行补录或修改。如果是因为采购管理模块本月某笔采购业务已完成采购结算导致采购期初记账无法取消,则可通过"采购结算"菜单下的"结算单列表"子菜单删除对应的采购结算单,再返回期初状态即可取消期初记账。
  对应建议:取消采购期初记账牵涉到本月采购业务是否处理、存货核算模块、应付款管理模块是否做了相应操作,一旦该月已经发生若干采购业务且已经进行后续成本结转、付款并核销,再对采购期初记账进行修改就相当麻烦,需要逐步回滚操作,而且可能会影响相应存货的采购成本的结转金额,所以在日常操作中,软件使用者进行期初记账前应再次核实期初全部入库业务是否都已登记且无误,而不能选择事后补漏或修改,以免带来不必要的麻烦。
  问题2:不能录入期初采購入库单,只能录入采购入库单。
  分析:采购入库单在采购期初"记账前"和"记账后"两种状态下录入的单据是不同的。采购期初记账前,选择采购入库→采购入库单,系统显示"期初采购入库单",该状态下可新增录入上月已入库的相应存货;而采购期初记账后,再次选择采购入库→采购入库单,则系统只能录入该月新增入库的存货。
  解决办法:取消采购期初记账,选择采购入库→采购入库单,录入期初已入库的相应存货的数据。
  (二)日常业务处理中的常见问题及解决办法
  问题1:不能在采购管理模块录入采购入库单。
  分析:采购入库单录入窗口中"增加""修改"等按钮均为灰色,代表不能进行编辑。出现该问题的主要原因是采购管理模块和库存管理、存货核算模块集成使用导致的。如果集成使用,采购管理模块中的"采购入库单"菜单只能进行查看操作,不能进行编辑。对应入库单的录入、修改和审核等操作都只能在库存管理模块中进行。
  解决办法:在库存管理→入库业务→采购入库单菜单中录入或对系统参照采购到货单审核后自动生成的采购入库单进行审核操作。
  延伸问题:多模块的集成使用是ERP系统中传递数据的需要,类似问题还有销售管理模块和库存管理模块集成使用时,销售出库单只能在库存管理模块中生成;在应付款管理模块单独使用时应付单据中可录入修改的采购发票在采购管理、应付款管理模块集成使用时,只能在采购管理模块中进行编辑。
  问题2:请购比价业务不能进行请购比价生单。页面显示"此次操作没有生成任何订单!失败原因如下:没选中任何记录或供应商为空或者单价为零"。
  分析:请购比价业务是指根据不同供应商提供的同类货物的价格,系统自动对比,以"价格低"作为选定供应商的标准而自动生成此供应商对应的采购订单。出现此类错误,多是因为在比价环节系统中找不到供应商价格对照表或者对照表中此类货物的价格相同,导致系统无法选择,生单失败。
  解决办法:查看供应商管理→供应商供货信息→供应商存货价格表,检查或录入该存货不同供应商的价格信息,保存后返回,重新比价生单。
  问题3:不能参照采购订单生成采购到货单或入库单。
  分析:采购到货单可以手工录入,也可以根据活动②中已审核的采购订单参照生单。无法参照订单生成到货单可能是因为活动②中填制的采购订单尚未审核或已经关闭,导致活动③不能完成。尚未审核的单据不能传递到下一环节,同样已经审核但关闭的单据相当于弃审或撤单也不能进入下一环节。不能由采购订单参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票,往往都是这种错误导致的。
  解决办法:查看采购订货→采购订单列表中的对应订单,进行审核或打开已关闭的采购订单,重新参照采购订单生成采购到货单或采购入库单。
  延伸问题:用友ERP系统内置了单据参照生成功能,而单据参照生成往往需要根据流程中上一活动中已经审核处理的单据才能生成,这些单据在生成时要确保上一环节的单据已被审核处理或处于打开状态。同样后续单据一旦生成,上一环节单据如需修改则必须先删除后续环节参照生成的单据才能进行。
  问题4:采购入库单和采购发票不能自动结算。
  分析:采购结算是指采购核算人员根据采购发票和采购入库单核算采购入库成本,其结果就是采购结算单。自动结算时系统根据符合结算条件的采购入库单和采购发票进行结算,也就是说二者必须同时存在才可自动结算,缺一不可。
  解决办法:不能完成自动结算,首先,应考虑上述两种单据是否都存在,可查看采购入库单列表和采购发票列表;其次,应考虑该单据是否已在采购发票录入环节结算,已通过发票录入窗口完成结算的单据不能再次结算;最后,应对单据之间的隶属性进行检验,即该发票是根据采购入库单生成的,还是手工录入的,如果是参照生成的且没有结算,可通过"自动结算"菜单完成结算,反之则需再增加结算条件才能完成结算。
  问题5:不能对采购运费业务进行手工结算。
  分析:采购运费业务是指在存货采购过程中外部运输部门对购货单位的收费,实际发生的运费按国家税法有关规定可以进行进项税额抵扣,也就是说运费是要进行分摊处理并计入采购成本的,自动结算功能默认处理采购入库单和采购发票,对采购运费发票不能结算,此时应选择手工结算模式。首先进行选单,过滤到相应的采购发票、采购运费发票和采购入库单,然后进行运费的分摊,最后再结算。如不能进行手工结算,往往是因为用户已经先将采购发票和采购入库单进行了结算,只过滤到剩下的采购运费发票未进行处理。所以应删除已结算的该笔业务生成的结算单,选择对采购发票、采购入库单和采购运费发票先分摊后进行手工结算。
  解决办法:首先,查看采购结算单列表是否已对该笔业务的采购发票和采购入库单进行了自动结算,如已完成结算应先删除对应的结算单;其次,选择采购结算→手工结算→选单、过滤→显示需结算的发票(含采购发票和采购运费发票)、入库单→选择分摊方式(按数量或金额)进行费用分摊→进行结算。
  需要说明的是,"营改增"后,采购运费发票视同采购专用发票,也就是说把运费作为一种应税劳务,需要在存货档案里添加应税劳务这类存货,并设置相应的税率(一般纳税人为11%),然后在"填制采购专用发票"中填制采购运费发票,再对采购入库单、两张采购专用发票一起进行分摊、手工结算。用友ERP-U8软件虽然考虑了"营改增"的相关政策,但在目前的过渡期还是按照传统的方法进行处理。
  问题6:不能对采购发票(采购入库单)进行修改。
  分析:采购发票不能修改,往往是因为已经按照业务流程的处理顺序对其进行了后续的业务处理,如已对該发票进行了审核、结算,或根据该发票和对应的入库单完成了存货记账并制单,已经对该发票对应的应付款项进行了确认和制单,即完成了后续业务活动⑤⑥⑦⑧。如果要对发票进行修改,则需进行上述活动的逆操作。如在应付款管理模块中取消该发票的审核,删除相关凭证,在存货核算模块取消对发票和入库单的单据记账及删除相关凭证,在采购管理模块找到根据该发票和入库单生成的采购结算单,才能完成对采购发票的编辑。
  解决办法:(1)打开该发票窗口,查看该发票是否已标记为"已审核""已结算";(2)如标记为"已审核",则需打开应付款管理模块的"应付单据审核",勾选"已审核"过滤到对应的采购发票,选择并弃审,如已生成相关凭证则在"是否同步删除已生成凭证是否继续"选项中选择"是",删除确认应付款的记账凭证;(3)如标记为"已结算",查看根据该发票是否已完成了"采购结算"和存货核算模块中单据记账及采购成本的确认环节,如仅仅完成采购结算,但未在存货核算模块操作,则仅需在"采购结算单"列表中找到该笔结算单并删除,即可对该发票进行修改;如果还在存货核算模块进行过相应操作,则需在存货核算模块,选择"凭证列表"中相应的记账凭证并删除,接着在"业务核算"→"恢复记账"中恢复存货记账,然后才可取消结算,完成对该发票的修改。
  (三)期末业务中的常见问题及解决办法
  问题:无法完成采购月末结账。
  分析:月末结账环节不能结账,往往是因为该月采购业务未进行完相应的业务处理,比如暂估业务是否已完成暂估成本的处理,到货入库的存货是否已在存货核算模块完成采购成本的确认,所有的采购业务是否已完成采购结算,所有的到货入库的存货是否已在存货账簿中进行单据记账,所有的仓库是否都已完成采购成本的期末计价等。
  解决办法:逐一排查原因并处理。
  参考文献:
  [1]孙羽,孙红梅.用友ERP-U8.72供应链业务的处理流程[J].财会月刊,2014,(5).
  [2]柏菊,吕魁等.基于业务流程的用友ERP-U8.72采购管理模块实践教学常见问题[J].财会月刊,2015,(4).
  [3]徐龙,胡立多.用友ERP-U8 V10.1环境下固定资产采购业务处理[J].商业会计,2016,(12).
 
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