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新形势下提升会议效率的措施探析


  陶婧 郭羽
  【摘要】务实高效的会议既可以将工作充分部署布置下去,又可以节约时间、释放精力,成为确保工作落实的"助推器"。原先以会议落实会议的工作套路必须改变,面对新时代要有新气象新作为,只有主动适应新形势下的任务要求,才能不断提升企业管理水平,确保各项工作部署得以落实。
  【关键词】会议效率;问题分析;规范管理;实效性措施
  会议是确保将工作落实的重要手段,是企业管理过程中进行问题沟通和解决的重要途径。通过会议进行部署、协调工作更是一种领导方法。有效的会议管理有助于使会议更加高效,激发出员工的积极性,达到集体决策的目的,推动企业向前发展。新形势下的会议管理,给办会人员提出了更高要求,探索分析其中存在的深层次潜藏问题,不断总结内在规律,实现会风真正积极转变,才能推动中心工作顺畅开展。
  一、会议的概念
  会议就是企业集体议事,"会"就是集会,"议"就是商议,是组织集中起来共同探讨某项工作的方式。会议能够称其为会议,需要具备三个基本要素:首先是要有组织,活动的召集者要有,活动的参与者也是必不可少。其次要有集中主题,就是需要有共同探讨协商的事项。最后,参加会议的人员必须是两人以上。
  二、会议中存在的问题分析
  (一)会议数量较多。召开会议是实现科学决策的一种重要方式,但是很多企业目前只会借助这一种手段,造成了会议数量越来越多,存在为了开会而开会,需要集体研究的事情要开会,不需要集体决策的事情也要开会,"会海"现象很普遍。会议召开名目较多,大大小小各类会议都有,开会的频率很高,参会人员尚未从一个会议中出来,就可能进入了下个会议中去,造成了人力、物力和财力的浪费。
  (二)会议效果不理想。会议效果很多时候不是召开会议的关注点,而是把开会的重点放在了只追求会议规模大不大、规格高不高,范围广不广,领导到不到场等方面。会议中有没有人真正参与进来,是不是存在出去"放放风""聊聊天"等不遵守会风会议纪律的现象,没有充分重视起来。有些会议的召开,没有做到很好地推动一项工作的进行,而是简单实现传达到了,让有关人员知晓了,做到有痕迹、有记录,这样不仅解决不了根本性问题,还有可能会带来新的问题。
  (三)陪会人员过多。现在很多会议都追求面面俱到,陪会人员过多,邀请了与工作所有相关人员参加,本身就存在推卸工作责任和"不作为"的嫌疑。实际上很多参会人员与会议的议题本身关联度不大,甚至有些可能是临时被拉过来进行参会,这样也就造成了参会者无法提出一些有建设性的意见和建议。
  (四)会后落实无人跟踪。会议召开之后,会上达成的共识和需要待办的事项,明确了责任人和责任部门,却没有具体考核措施,完成与否、落到到位与否还是个未知数,就没有真正达到会议召开的目的,没有将工作延伸到"最后一公里",这样就造成了整个工作的"头重脚轻"。
  (五)决策链路过长。在会议数量无法有效减少和会议效果不佳的背后,折射出的是企业深层次管理问题。决策事项方式只能是通过层层召开会议的方式加以解决,会议中存在"推诿扯皮"的现象,一个事项的解决需要召开很多次会才能协调顺畅,甚至在多次协调之后还没有真正解决问题,侧面说明企业部门权责关系不明确,业务条线比较多,沟通协调不顺畅的现状。
  三、提升会议效率策略探析
  (一)制定会议制度。从源头上杜绝"会多"的办法就是严格会议的审批,制定会议的管理制度。能够通过文件、电话、视频、传真等其它方式解决问题的,就不要召开会议。会议的审批可以实行分级分类审批,对于申请各类型会议的数量加以严格控制。同时,会议召开需本着"规范简朴、务实高效"的原则,严格控制会议时间和参会人员范围。制定会议的管理制度之后,确保将制度执行到位,可以更好实现会议效率大幅提升,实现企业的规范管理。
  (二)会前做好策划。不开无准备之会。既然决定召开会议,就要明确会议的主题,召开的目的,想要达成的目标等基本事项,会议召开的成不成功,会前的准备很关键。中央"八项规定"中明确提出了精简会议活动的要求,对于会议召开的必要性进行了规定,要从根本上切实减少各类会议活动,就是要求会议召开的主题要明确,不召开仅仅是泛泛部署和提要求的会议,而是要召开"货真价实"的会。会议的议题需提前发给参会人员,以提前让大家做好准备,有针对性准备会上发言材料,增强会议实际效果。会前准备事项可以采用清单式,列出需要准备的事项、处理方式、联系人、备注等信息。如遇到重要的会议,可以提前到会场进行彩排,按照会议的流程预演,以提早发现和处理可能存在的问题,确保会议正常召开。
  (三)会中工作要到位。会议已经开始了,主要领导和参会人员已经落座,要将会议开到位、说到位,会中控制很关键。首先,要把得住方向,控制好全局。根据会议主题进行,此次会议是贯彻学习上级文件精神的,就要将文件精神传达到位,重点是文件精神的解读和学习;会议是讨论生产线的建设方案,那就要让参与此项建设的相关部门都能够清楚职责分工,领着任务回去。其次,会议的议程应当清晰明确,会议的时间尽量缩短。少说空话和套话,多说实际有用的话,不说废话,这样才能带动会风积极转变。
  (四)会议总结要充分。会议召开之后,总结必不可少。会议记录人员应及时形成会议纪要,将会中内容翔实准确记录下来,并于第一时间转发给相关人员阅处,同时要做好会议中有关的文件资料整理和归档工作。会议简报的编写也要及时,借助信息手段来将会议精神传达落实。会议事项的落实催办工作要跟踪和督促,在会上落实好牵头部门,做到及时反馈工作进展情况。会后收尾工作也包含了办会的总结,这次会议在哪些细节问题的处理上还显得不足,还有哪些方面是可以提升的,可以充分总结经验,为下一次的办会提供参考和依据。
  (五)加强企业内部管理。通过科学界定各部门职责,厘清权责关系,及时纠正部门存在的缺位、越位现象。健全部门履职冲突协调的机制,明确职责划分,更好发挥出资源有效配置的效益,这样可以从一定程度上杜绝需要利用开会手段来协调问题的现象。只有在企业内部管理流程顺畅了,管理机制相对健全,职责界面清晰,才是保证工作良性运作的基础和根本。
  四、结束语
  通过会议这种形式,员工可以了解条线和中心工作开展情况,有效参与到企业管理中来,从而促进企業良性发展。面对发展的新形势、新要求,深入剖析会议效率不高的深层次问题,探究实现高效办会的手段是很有必要的。通过优化流程、源头控制、明确主题、充分总结等措施,可以确保提升会议质量,提高会议精细化管理水平。
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