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论石油企业档案的开发与利用


  【摘要】档案是一种重要信息资源,在石油企业生产经营中具有较高的利用价值。石油企业通过多年的发展,逐步积累了大量珍贵档案资料,如何加大对這些档案资料的开发与利用,更好地服务于石油企业的发展,是当前我们需要深入思考与解决的问题。本文将简述当前石油企业档案开发与利用问题,并提出了行之有效的策略。
  【关键词】石油企业档案;开发;利用
  随着市场竞争程度的加剧,档案的重要性也越来越突出,对石油企业科研生产和经营活动带来了巨大的营销。石油企业在生产经营的过程中,需要充分开发与利用档案信息,这样才能有效减少市场风险带来的威胁。对此石油企业要将档案信息资源视为一种重要战略资源,加大对档案的开发与利用力度,唯有如此才能有效规避市场风险,保障自身利益,实现稳定长远的发展目标。
  一、石油企业档案的开发与利用问题
  从现阶段石油企业馆藏情况来看,还存在很多不合理的地方,大多为文书档案,其他类型档案占据的比例小,馆藏地方特色也不明显,档案信息显得非常落后,为今后的利用带来了不便。此外,在石油企业档案管理模式上,对藏过于注重,很少进行开发与利用,这样的问题若不能得到解决,将导致很多档案信息资源价值无法得到体现,不能发挥出其推动石油企业发展的目的。
  二、石油企业档案的开发与利用策略
  (一)宣传档案价值,增强档案意识。石油企业要将内部报刊、网站利用起来,做好《档案法》宣传工作,增强所有人的档案意识,让企业领导、中层干部和普通员工都意识到档案的重要性,从而让档案工作更好地联系企业科研、生产和经营等活动。近年来石油企业发展速度很快,每天都会形成大量的档案,可以将企业各方面的情况如实反映出来,但是现在很多人对其价值认识不到位,这要求不断拓宽宣传途径,可以采取档案展览的方法,将图文、照片和声像等档案呈现在人们面前,让每个人都提高重视,增强档案在石油企业中的影响。同时也要将大众性传播媒介的作用发挥出来,通过电视、广播、报刊和杂质等进行宣传,从而引起更多人注意,为档案的开发与利用创造有利条件。
  (二)完善档案目录数据库。虽然当前石油企业有着丰富的馆藏资源,不过很多属于纸质档案,以传统手工检索的方式查询与利用档案,会浪费大量的时间与经历,也很难达到预期的利用效果。对此石油企业要加快馆藏档案目录数据库建设步伐,打造档案机读目录中心,利用计算机系统检索目标,让利用者享受到更加便捷、优质的服务,让档案信息利用效率得到大幅度提升。在建设目录数据库的时候要重视努力著录,这关系着输入计算机数据和信息的准确性,必须将这个前期工作做到位。以前石油企业归档资料由于管理上不规范,在纸质手写目录上未根据目录要求作出规范著录,各门类档案著录项目对应关系混乱,经常出现缺项和漏项问题,若是只根据以往纸质手写目录建立数字化著录,将导致档案查询准确率降低。对此,对于档案目录数据库的建设,应该严格按照现行《档案著录规则》进行,从石油企业具体状况出发,科学合理制定著录工作细则,将分类标准、著录项目等统一起来,提升著录的规范性,让计算机检索查准率和查全率都得到提升。
  (三)注重档案的开发利用。只有对档案资料进行深入的开发与利用,才能为石油企业创造更大社会价值,促使企业经济效益获得提升。因此在档案管理工作过程中,应该从石油企业具体项目与发展方向出发,采取开发和引入合适存储数据库和检索方法,将档案资料利用价值充分挖掘出来,在档案资源上由被动服务模式逐步转变为主动服务模式。档案管理人员应和设计者加强交流,掌握在技术信息上的需求,掌握档案资源和实际项目的关系,真正将档案开发价值和使用效益体现出来。此外,对于石油企业中一些经常用到的档案,应该应用信息技术作出分类归档,不断完善目录检索,利用数据库查询系统,让设计者在短时间内可以获取所需信息。
  (四)提升档案管理人员素质。新时期石油企业档案管理人员除了要具备丰富的专业知识以外,还要熟练应用各种现代化技术,掌握相关法律法规。对此,档案管理人员要注重完善自身知识结构,实现自身专业技能与职业素质的提升,提升档案资源的开发与利用水平。档案管理人员应具备较强的整理开发能力与研究能力,加强对档案专业理论知识的学习,了解国家标准规范,熟悉档案业务,实现更高层次的发展,尤其要注重提升编研能力,为石油企业的发展献计献策。同时档案管理人员也要懂得现代化管理方法,在档案信息管理现代化发展过程中,各种新技术与新设备得到了广泛应用,尤其是计算机与网络技术的应用,为档案管理工作造成了巨大的改变,也对档案管理人员提出了更高要求。对此档案管理人员应注重学习,掌握更多计算机与网络技术,从而跟上新时期发展步伐。
  三、结语
  总之,石油企业档案信息资源开发利用水平,对企业档案工作质量影响很大,尤其是近年来档案规模逐步扩大,档案数量也越来越多,档案内容更加丰富,档案信息载体越来越多样化,在档案归集、整理和开发利用上有了更高要求。对此石油企业要加强档案收集工作,不断提升档案信息化水平,注重深层次开发档案信息资源,将档案信息服务于石油企业发展的作用体现出来。
  【参考文献】
  [1]王文煜.石油企业档案现代化管理探索[J].产业与科技论坛,2018(07):231-232.
  [2]霍燕红.石油企业档案信息化中存在的问题及对策[J].陕西档案,2017(06):38-39.
 
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