本文作者:拉登 Dony 本文编辑:小叮、竺兰 离汉人员统计表,体温每日登记表,小区 84 消毒登记表......最近不少同学每天都要处理类似的表格。 Excel 里很多操作虽然方便快捷,但稍一不注意,也容易翻车! 比如你看下面这张图…… 这些都是小事儿,细心一点都可以避免过去。 但是,想跨工作表,核对两列人员信息,这样的活儿是真让人头疼。 我姐夫负责公司人事管理,复工第一天就给我打电话求助。 两个表格,一个「职工综合信息表」: 一个「复工人员名单」: 公司要求所有复工人员,要详细填写「身份证号」。 现在怎么能从「综合信息表」里,把身份号码,快速弄到上图黄色区域? Easy,姓名一 V 就出来 Easy,如果你只有一分钟的时间学习 Excel,那必须是万金油函数「VLOOKUP」。 综合信息表里,姓名、身份证号码一一对应,一个 VLOOKUP 轻松搞定。 公式如下: =VLOOKUP(C3,[职工综合信息表.xlsx]Sheet1!$B:$C,2,0) ▲ 左右滑动查看 参数 1,要查找的姓名; 参数 2,查找的区域,要把查找和返回列都选中; 参数 3,身份证号对于姓名是第几列?第 2 列,所以写 2; 参数 4,写 0,表示精确查找。 向下填充公式,So easy! 怎么出现了#N/A 错误? 好烦人! 别慌,手机号也试试 作为一个有经验的 HR,这个时候心态很重要。 不要慌,姓名可能有错别字、或重复。 再用手机号 V 一下试试。 完蛋,一个不落,全错! 如果这个时候没忍住,拍个桌子,摔个鼠标,心态就彻底崩了,加班无疑是少不了了。 职场老司机,总会给自己留个备选方案,VLOOKUP 不好使了,就用 INDEX MATCH 这对好兄弟。 MATCH 函数: MATCH 函数找出手机号在第几行。 公式如下: =MATCH(D3,[职工综合信息表.xlsx]Sheet1!$D:$D,0) ▲左右滑动查看 MATCH 函数的作用,就是查找手机号在「职工综合信息表」中的第几行。 用法说明如下: 参数 1:要查找的手机号; 参数 2:在哪里查找,也就是「职工综合信息表」中的「联系方式」那一列; 参数 3:查找匹配的模式,90% 的情况写 0 就可以了。 这样,我们就找到了手机号在第几行? INDEX 函数: INDEX 函数找到这一行对应的身份证号码! 公式如下: =INDEX([职工综合信息表.xlsx]Sheet1!$C:$C,F3) ▲左右滑动查看 INDEX 函数的作用,就是根据行号,去「身份证号码」列中,找出对应的数据。 用法说明如下: 参数 1,要查找的区域,即「职工综合信息表」中的「身份证号码」列; 参数 2,要返回第几行,也就是前面,我们用 MATCH 函数计算出来的列。 如果你的函数公式足够熟练,一行公式来实现,会更炫酷。 =INDEX([职工综合信息表.xlsx]Sheet1!$C:$C,MATCH(D3,[职工综合信息表.xlsx]Sheet1!$D:$D,0)) ▲左右滑动查看 搞定!忍不住拿起梳子,安抚了一下老当益壮的头发! 但是,这个时候不要高兴太早,喝一口水,再检查一下下面的数据。 果不其然,一学就会的 Excel,在工作中从来就不存在! 怎么他娘的又错了? 不知道下午 6 点以后北外环堵车吗? 下班晚 1 分钟,堵车 1 个小时! 稳住,关键在此一举 领导从来不关心你是否堵车,关键是他能否按时回家! 稳住,忍一时风平浪静! 在「职工综合信息表」中,【Ctrl F】仔细搜索一下出错的马强、王军的信息。 先搜索姓名,没有: 再搜索手机号,也没有。 这样就完了吗? No,太年轻! 筛选所有错误值,把#N/A 都替换成「未找到该员工信息」。 ❶ 先筛选出所有的 #N/A 错误值: ❷ 选中这些单元格,在公式栏中输入「未找到该员工信息」; ❸ 按下【Ctrl ENTER】,批量填充到所有单元格,搞定! 想象一下,领导看到「#N/A」和「未找到该员工信息」时的表情,虽然嘴上不说,但是心里早就打上了印象分。 总结 做表格其实很简单,关键在于情绪的把控,能在「一学就会,一做就废」的实际问题面前,淡定、稳重地分析问题,找到解决方案。 最后的小细节,不是别人教出来的,是吃一堑长一智才出来的。 今天的知识点: ❶ VLOOKUP 查询数据; ❷ INDEX MATCH 查询数据; ❸ 筛选 CTRL ENTER 快速替换数据。 用手机号 VLOOKUP 的时候,为什么全都错了? 我是拉小登,一个会设计表格的 Excel 老师~ 看似复杂的表格样式,只要掌握正确的思路方法,你也能成为 Excel 大神! 为了解救更多职场表哥表妹,我们筹备半年精心打磨,开办了【秋叶 Excel 数据处理学习班】。 过去的大半年时间里,我们已经成功开班10 期,累计帮助超过 1500 人提高效率早下班。 如果你也想像他们一样,玩转 Excel 早下班,就一起来秋叶 Excel 数据处理学习班吧! 学习班还配备了秋叶 Excel 团队明星讲师和助教天使,提供点评指导、答疑服务。 一个思路,就可能帮你节省半天的工作时间。