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开展数字化联合项目指南解读与启示


  摘 要 文章旨在通过探讨IFLA《开展数字化联合项目指南》简称《指南》的内容、意义与影响,研究提出我国图书馆界应用《指南》的建议与策略。文章分析了《指南》的提出背景及核心内容,梳理总结《指南》问题清单与指导建议,并提出《指南》对我国数字化联合项目的启示,一是我国可以进行本国数字化联合项目摸底调查,总结最佳实践案例;二是开展《指南》适用性研究,并选择适用于我国数字化实践要求的应用实施方式;三是针对我国实践中的突出问题采取完善性和创新性措施。
  关键词 《开展数字化联合项目指南》  数字资源共建 文献数字化 标准化
  分类号 G251
  DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2021.06.013
  Abstract By discussing the content, significance and influence of the IFLA Guidelines for Setting up a Digital Unification Project, this paper puts forward some suggestions for the Guidelines application in China. The paper begins with a brief analysis of the background of the Guidelines. Then it focuses on the core contents of the Guidelines, and sorts out the problems list and suggestions. Finally, the enlightenment to digital resources co-construction in China is proposed. First, We can conduct a survey of digital resources co-construction projects, and summarize the best practice cases. The second is to carry out the research on the applicability of the Guidelines and choose what works for China. Third, perfect and innovative measures should be taken to solve the outstanding problems in Chinas practice.
  Keywords IFLA Guidelines for Setting up a Digital Unification Project. Digital resources co-construction. Document digitization. Standardization.
  0 引言
  国际图书馆协会联合会(International Federation of Library Associations and Institutions,简称IFLA)作为图书馆行业最具影响力的国际组织,一直致力于制定和推行国际化的标准规范。IFLA现行标准主要分为规范性文件和信息/技术性文件两大类:规范性文件包括概念模型、资源描述规则、数字格式编码;信息/技术性文件包括最佳实践案例和各类通用指南[1]。《国际图联开展数字化联合项目指南》(IFLA Guidelines for Setting up a Digital Unification Project,以下简称《指南》)是IFLA于2019年8月发布的一项通用指南,目的是为图书馆规划、实施和完成实现各种不同层次的联合性数字化项目提供标准化的建议措施清单,对我国开展数字资源共建共享相关工作具有直接的参考意义。
  1 问题的提出与《指南》背景
  分散存储于世界各地图书馆的文献遗产对全人类具有重要的文化意义,是構建和传承人类共同知识记忆的基础之一[2]。在IFLA的推动和引领下,世界各国图书馆充分认识到,建立和揭示分散馆藏之间的联结关系,对于彰显馆藏价值和推动文献遗产保存与获取是十分必要的。在2000年前后,图书馆领域数字化联合项目逐步发展起来,从国内联合(如法国Gallica数字图书馆项目),到区域联合(如欧洲数字图书馆Europeana项目),直至全球化联合(如世界数字图书馆WDL项目),语言、文化、历史、宗教等方面的社群共同归属促成了数字化联合项目的多样性发展。IFLA重视对数字化联合项目发展趋势的研究和促进,2015年IFLA提出一项重点计划(Key Initiative 3.2.2),目标是推动数字化和虚拟化合作背景下图书馆文献遗产收藏和获取问题的研究[3]。为深化交流讨论,2017年4月,IFLA成立了一个临时工作组——数字化联合工作组(WGDU),成员来自IFLA董事会、专业委员会、联合国教科文组织世界记忆项目、国家图书馆馆长联席会(CDNL)等多个单位,主要职责包括:①提高国际社会对数字化联合相关问题与解决方案的认识;②推动建立国际性数字化联合项目参与者沟通网络;③起草供数字化联合项目参与者备忘录范本;④制定最佳实践案例;⑤组织会议、制定预算计划等[4]。《指南》的制定和发布正是数字化联合工作组(WGDU)履行职责的成果之一。
  2017年,数字化联合工作组启动最佳案例收集和制定工作。2018年3月,工作组通过国家图书馆馆长联席会(CDNL)邮件列表正式发起调查,截至当年7月,共22个机构组织参与调查,反馈了近50个国家22个数字化联合项目资料,工作组通过IFLA网站专题页面发布了案例研究成果[5]。在对22个案例进行充分总结分析的基础上,工作组一一梳理开展数字化联合项目需考虑的问题清单,以项目生命周期为主线,提出项目不同阶段的最佳实践建议以支持工作决策,从而形成《指南》,为开展不同层次、不同类型数字化联合项目提供指导思路[6]。2019年8月,《指南》正式成为IFLA现行标准。
  2 《指南》核心内容研究
  2.1 规划阶段问题清单与实践指南
  《指南》认为,在数字化联合项目规划阶段需要解决五个问题,即:明确项目目标,确定文献范围,确立合作关系,寻求保障资源,做好进度计划。
  (1)关于项目目标。数字化联合项目的根本目的是以数字化形式对分散分布于世界各地的文献资源进行整合和推广。工作组分析了22个案例的项目目标发现,完成对损毁或者濒临损毁文献的保存保护只是数字化联合项目众多工作目标之一,从总体上看,联合数字化项目主要有4种目标模式:①以文献资源的集成为目标;②以在同一地点或国家地区完成数字化过程为目标;③以在同种语言、宗教或文化共同体框架下进行数字化为目标;④以记录和保存多个国家共同历史为目标。《指南》 建议在项目初始阶段加强可行性研究,尽快确定清晰可行的项目目标。
  (2)关于文献范围。22个案例涉及的文献规模从1000种到10万种(412万到800万页)不等,平均每个项目有4400种40万页,一般按照文献所涉地域或者主题进行聚类。《指南》指出,规划项目的文献范围应当以项目目标为依据,考虑项目文献遴选标准、文献内容所涉地域与时间、出版地、出版时间、语种及文献类型等问题,以便支持长期可持续发展。
  (3)关于合作关系。案例项目的参与者平均为6个机构/个人。《指南》认为,可根据文献、技术、人员、项目经验、经费等方面的评估情况选择项目合作方,并明确参与者共同利益与权责分担,以契约形式确保稳定、高效的合作关系。参与者之间一方面需要确立共同认可的文献规则(Documentary Charter),定义项目目标、服务受众、文献遴选标准、文献类型以及编辑加工深度等;另一方面,需要订立合作协议,内容包括项目管理与组织模式、项目成果和权责分配、经费承担等组织管理相关条款,适用法律、协议期限、标识使用权、保密条款等法律相关条款,项目技术规范等技术管理相关条款。
  (4)关于保障资源。《指南》针对人力资源配置和经费预算编制提出了具体指导建议。在人力资源方面,应根据项目需求,合理配置承担文献管理、业务培训、元数据制作、数字化、保存与保护、空间规划、沟通运营、社交媒体运维、学术用户服务、法律工作的人员,妥善解决项目工作与人员现有职责之间的关系。在经费预算方面,应根据项目经费划拨模式制定预算方案,编制文献修复、保存与保护、元数据制作、数字化、内容建设与版权审查、发布与推广等方面的预算计划,并对外包服务成本和内部成本做出清晰规划。
  (5)关于进度计划。数字化联合项目通常为长期项目。《指南》调研的项目平均用时5年,目前已结项的项目中最长持续了6.5年,最短持续1年。联合性数字化项目必须注意所有参与者进度是否一致,项目持续时间主要与项目规模有关,而与项目复杂性关系不大。《指南》将数字化联合项目实施过程划分为5个阶段:保存/保护阶段;资源描述和元数据阶段;数字化阶段;发布与传播阶段;揭示与推广阶段。项目可制定分阶段进度计划和预算使用计划。
  2.2 管理过程问题清单与实践指南
  《指南》按照上述5个阶段顺序梳理了项目管理过程问题清单与指南。
  (1)保存/保护阶段。首先必须明确拟加工项目文献的当前状态,评估这些文献是否适合进行数字化加工,开展数字化加工之前需要做哪些保护工作,合作方是否具备数字化保护设备,以及不同保护方法对成品数据的影响。《指南》提出,对于不适合做无损数字化的文献,应首先进行修复。考虑到数字化过程中可能对文献造成的损害,应首先评估加工的必要性,即数字化方式是否是保存和使用这些文献的唯一途径;其次,评估拟采取的文献保护方式能否将数字化损害降到最低。
  (2)资源描述和元数据阶段。在数字化联合项目中,元数据质量直接影响资源效用。《指南》建议,应当优先考虑元数据工作投入,在分析现有资源描述的基础上,明确元数据创建方法,推荐参考相关国际标准编制元数据,采用可靠、权威且相对开放的元数据来源,以支持元数据引用和进一步学术利用。此外,《指南》着重强调了元数据标准的互操作性,认为元数据具备互操作性是实现项目目标的必要保障,而元数据的多语种转换也应在考虑范围内。
  (3)数字化阶段。联合性的数字化项目往往具备一定的数据基础,因此首先考虑是否必须开展新的数字化,通过现有平台能否获取已数字化资源,其质量标准是否满足项目需求。同时,必须对合作方当前技术标准的一致性进行评估,如果技术标准不同,那么必须满足互操作要求,否则将影响后续的资源整合利用。《指南》认为,根据项目需求分析元数据和数字化的当前状态是对合作方有益的自我评估过程。
  (4)发布与传播阶段。在发布与传播阶段,项目需要解决发布方式、整合方式及法律相关问题。在建立专项数字图书馆、数据仓储、利用现有网站和集成式搜索引擎四种方式中,《指南》建议按照由难到易、由集成到分散的次序考虑选择,实现馆藏互补,建立长期可持续的存储与发布模式。《指南》提出了5种整合模式,认为整合到独立的数据仓储中有利于项目质量控制,建立分散存储元数据链接则必须处理好标准差异,采用元数據链接或永久链接的模式应确保对所有参与者的可见性,采取混合模式有利于项目兼容。数字化联合项目相关的原始文献、元数据和对象数据涉及到诸多法律问题,《指南》对此进行了梳理(见表1),并重点针对复用权(reuse)提供了操作建议,提倡参与者通过协议共同确定复用和共享策略,优先使用法律属性明确的支持免费复用的资源。
  (5)揭示与推广阶段。联合项目可以分不同内容层次采用多种揭示模式,从项目和参与者介绍到专题资源组织与揭示,从单一参与者主导到联合开展推广,从部分内容双语到全部内容多语种,都是联合项目可以选择的实践方式。《指南》强调,参与者越多,就越需要注意遵守版权法律。关于宣传推广,可以采用灵活多样的形式,包括学术会议、出版物、现场展览或在线展览、面向特定受众的专题资源组织与定向交流等等。此外,针对当前的信息传播特点,《指南》提供的方法建议中纳入了社交媒体传播和基于内容的商品开发活动,体现了《指南》与时俱进以及实用性特征。
  2.3 结项阶段问题清单与实践指南
  《指南》建议在数字化联合项目结束时进行全面的分析总结,不仅完成一份总结报告,而且要对项目成果和工作人员进行妥善管理。
  (1)项目报告。数字化联合项目结项报告是对项目的整体回顾与总结,至少应包含以下内容:项目目标完成情况,涵盖定量目标、定性目标、进度计划、里程碑事件等;项目实施过程中新增任务完成情况;预算执行情况;对参与机构和个人的影响力;从技术、管理、组织、合作关系等方面分析总结项目的关键要素和困难障碍。
  (2)项目成果管理。《指南》认为,在项目启动阶段,就应当在合作协议中明确,由谁来负责成果资源的持续管理和技术更新,承担者在项目结束时应根据协议约定开展项目成果资源管理工作。
  (3)工作人员。长期固定参与联合项目的专业人员也应视作项目重要成果之一,在项目结束时对专业人员积累的项目经验和专业知识进行采集和整理,确保知识经验的传承与持续发挥作用。
  2.4 实践案例
  《指南》的制定基于对22个数字化联合项目的调研,《指南》附件中列举了其中19个项目(见表2)供阅读人员参考,并提供了项目链接[5,7]。这些项目覆盖地区广泛,代表多种联合数字化模式,是很有价值的研究线索。
  3 《指南》对我国数字资源共建共享活动的启示
  3.1 开展联合数字化项目摸底并总结最佳实践
  我国图书馆界开展了大量数字资源共建共享实践,参与或发起的国际合作项目有国际敦煌项目(IDP)、世界数字图书馆项目、中日韩数字图书馆项目、大学数字图书馆国际合作计划(CADAL)等;组织发起的全国联合建设项目有数字图书馆推广工程联合建设项目、中华古籍数字资源库、CALIS中文名称规范联合数据库等;区域性联合项目有浙江人文数字地图资源总库,机构间联合项目有中华寻根网等。这些项目联合建设的内容包括元数据、对象数据、系统平台、标准规范,不但建设内容丰富广泛,而且合作模式灵活多样,是我国图书馆联盟和共建共享机制发展的重要成果和持续发展基础[8]。我国数字化联合项目在取得丰富成果的同时,也面临着资源建设标准不统一、版权问题难解决、实施主体协调困难、人员培训需求强烈等问题,亟待依据标准化文件得到明确、有效的指导建议[9]。
  目前,我国还没有对数字化联合项目进行系统调研和深入研究,这些项目之间缺乏横向对比和参照,成熟的、先进的经验和技术没有得到较好的推广应用,而项目中遇到的障碍和问题也不能对相关项目起到足够的警示作用,信息不对称造成了一定程度的浪费。鉴于这种情况,建议我国借鉴《指南》的研制思路,开展面向全国的文献资源联合数字化项目摸底调查,调研主体职责可由中国图书馆学会等行业协会承担,或组织多家相关机构成立虚拟联合工作组,针对项目目标、合作模式、技术方法、标准规范、经费模式、发布服务等方面组织详尽调研,依据调研结果,发现和总结最佳实践案例并予以公布,作为实践参考。
  3.2 《指南》适用性研究和应用实施
  《指南》是IFLA面向全球图书馆的标准规范,具备一定的通用性和易操作性,但我们应当认识到,《指南》所调研的22个项目未涵盖由中国大陆图书馆主导的数字化联合项目,根据西方思维和文化环境主导而出台的标准,对我国图书馆普遍实践的适用性需要进行研究和验证[10]。我国在文献资源文化价值、版权法律规定、图书馆管理机制和经费预算拨付等方面都具有国情特色,建议我国图书馆针对已经实施的或计划开展的联合建设项目,对照《指南》提出的问题清单逐项进行梳理和分析,分析《指南》在我国图书馆发展环境下的适用性,对显著影响我国图书馆数字化联合实践而《指南》覆盖不足的问题进行重点记录和研究。
  依据《指南》适用性从高到低,我国图书馆可采取三种应用模式:①等效采用《指南》,基本依照《指南》问题清单和指导意见开展数字化联合项目相关工作;②选择性采用《指南》,摘录其中对我国适用和有效的方法,补充覆盖不足的关键问题,从而形成《指南》实施细则并加以实施推广;③不直接采用《指南》内容,而是参照其研制思路梳理我国数字化联合项目实践中的问题清单,提出符合国情和发展需要的指导建议,形成中国版数字化联合项目操作指南,供实践工作者使用。
  3.3 完善性和创新性实践方法探索
  《指南》基于项目生命周期分阶段逐步深入分析问题、提出解决办法,体现了完整、实用、易操作的优点,其所提出的文献评估、标准规范、各阶段模式选择等问题,是我国数字化联合项目实践面临的重点问题,对照《指南》进行评估和检视有助于项目实施。与此同时,我们也应当看到,《指南》中一些关于完善管理和创新探索的方法在我国实践中长期被忽略,应当引起实践工作者重视,特别是在法律问题、信息公开、合作范围和宣传推广四个方面。
  (1)法律问题。《指南》使用较多篇幅强调法律问题。法律状态关系到数字化方式与发布模式,合作协议权责关系到项目运行全过程,但充分运用法律工具是我国数字资源建设项目的薄弱环节,建议我国图书馆和数字化联合项目借鉴《指南》法律问题清单,并结合相关国际、国内法律背景,对项目的法律问题进行系统梳理和分析,及时采取措施查漏補缺。
  (2)信息公开问题。《指南》提出分层次发布服务的思路,建议面向参与者和用户发布不同范围的项目信息,附件所列举案例大部分可通过网络公开免费获取项目目标、标准规范、参与者等信息。我国联合建设项目进行成果发布时往往重资源、轻管理,同业者难以通过公开渠道获取项目标准规范、战略规划等重要信息进行参考和借鉴,建议今后加强项目信息集中与公开,以促进项目经验交流和学术研究发展。
  (3)合作问题。《指南》对数字化联合项目的合作关系和保障资源进行了分析,提出多元发展建议,案例的合作范围包括图书馆、研究机构、收藏机构、基金会乃至个人等多种性质主体。我国图书馆数字化联合项目的合作对象较为单一,主要为图书馆之间合作,建议今后探索联合多元主体发展"泛合作"模式,加强与档案馆、博物馆等收藏机构或个人,大学、研究团体等学术机构,基金会、技术开发企业等保障机构之间的合作,增强数字化联合项目广度的同时也提升项目深度[11]。
  (4)宣传推广问题。《指南》将项目推广作为一项重点内容进行阐述,列举了学术会议、出版物、展览、社交媒体、商品开发等十几种推广方式,可供我国借鉴。近年来,"两微一端"等新媒体平台发展迅速,图书馆界亦是如此,目前已逐渐成为图书馆主要的资源发布与宣传渠道,因此运用新媒体开展数字化联合项目推广条件较为成熟,灵活策划推广方案预计将取得较好效果[12-13]。相对而言,商品开发属于图书馆不熟悉的领域,发展较为缓慢,建议今后加强数字化联合项目与文化创意产品开发之间的结合,项目为文创提供素材,文创为项目提供流量,两个方面有机结合相互促进。
  4 结语
  《指南》在大量案例调研的基础上进行抽象和总结,体现了IFLA对数字化联合工作的重视和研究的严谨性,其提出的指导建议和列举的实践案例,可以为我国开展相关工作提供借鉴和参考。合理有效地应用国际标准和指南,强化多元化合作意识,是促进图书馆转型发展的保障手段之一[14]。以联合方式开展数字化工作在我国有着较强的建设需求和广泛的发展基础,结合我国实际情况,选择适当方式应用和改进《指南》,发展适用于我国国情的"中国版指南",对于提升数字化联合项目的工作成效具有重要作用。
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