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基于竞争情报要素的图书馆安全风险预警管理模式研究


  摘 要 竞争情报工作安全风险预警工作类似,但现有的竞争情报工作无法全面满足图书馆安全风险预警管理的要求,需在信息处理、组织架构、技术支撑及制度建设等诸多方面进行改善。本文基于竞争情报管理要素的角度,在对既有竞争情报管理模式进行评析的基础上,提出圆锥体式的管理模式框架,以期提高图书馆安全风险预警管理的及时性、科学性和规范性,实现图书馆的可持续安全风险防范。
  关键词 竞争情报 安全风险预警 管理要素 管理模式
  分类号 G250
  DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2021.06.008
  Abstract The work of competitive intelligence is similar to the work of crisis early warning, but the existing work of competitive intelligence can not fully meet the requirements of library security crisis early warning management. It needs to be improved in many aspects such as information processing, organization structure, technical support and system construction. Based on the elements of competitive intelligence management, this paper evaluates the existing competitive intelligence management model and puts forward a cone-shaped management model framework, in order to improve the timeliness, scientificity and standardization of library security crisis early-warning management, and to realize the sustainable development of library.
  Keywords Competitive intelligence. Crisis early-warning. Management factor. Management mode.
  当今社会,各种公共安全事件层出不穷,这些突发的公共安全事件会威胁到社会团体、组织机构以及个人的正常活动[1]。政府与全社会的各类组织不仅要具备良好的安全风险应对能力,而且要加强对危机的有效预警管控,才能在一定程度上降低安全风险系数。图书馆作为一个社会文化组织机构,同样也会受到各种公共安全风险的影响,遭遇各种突发事件的发生。在当今的社会文化大发展大繁荣环境中,如何有效地预防安全风险是图书馆亟需考虑和解决的重要事项。笔者通过比较国内外对竞争情报与安全风险预警关系的研究,发现竞争情报中的一些特定方法,比如内容分析法、情景分析法等在安全风险管理中有较好的预警作用。由此本文在分析安全风险预警管理中涉及到的竞争情报管理要素的基础上,试图对现有的竞争情报模式和特点进行评析[2],进而通过分析安全预警管理中需要重视的问题,建立起图书馆安全风险预警管理体系,提升图书馆的可持续安全风险防范能力。
  1 竞争情报管理要素及危机信息预警管理模式
  社会组织或企业为了降低信息不对称造成的运营风险,通过对危害到自身的信息进行分析和預测,生成可以客观反映潜在危机爆发级别的情报,并传递给利益相关者,提醒其制定防范策略,这个过程就是危机预警管理。实施危机预警的根本目的在于预先识别危机信息,减小危机事件发生概率。对此,国内外相关专家学者开展了深入的分析研究,依据风险管理要素建立了特定类型的危机预警指标体系、预警模型等危机信息管理系统[3-5]。
  事实上,在发生非常态的安全风险时,以往的危机决策系统很大程度上发挥受限,而紧急情况下危机信息的获取是最困难且最急需的。一旦安全风险来临,首先就是想尽办法进行信息交流,快速掌握实时危机状况,这是科学决策的主要依据。可见安全风险预警管理中的信息处理工作是预防和降低安全风险的主要措施之一,对于处于安全风险中的社会组织和企业来说,主要在于搜索危机信息、分析与预测危机信息、传送与利用危机信息。据国际著名竞争情报专家约翰普.赖斯科特(John E.Prescott)观点,建立企业竞争情报系统的出发点就在于维持企业竞争优势,促进企业可持续发展,具体内容包括挖掘潜在对手、把握行业动态、把控企业运营的非连续性变化、追踪行业发展的关键趋势等[6]。包昌火提出企业竞争情报系统要以网络为依托,通过人的智能化操作,最终达到规避信息风险、增强企业竞争力的竞争战略综合管理体系[6]。
  其实从本质上讲,对危机预警管理就是安全风险预防信息的处置,就是一种获取、分析、处理和利用信息的过程。据中国竞争情报学会陈飔的观点,企业竞争情报管理工作需要多方配合与多项技术支撑,包括从业者的情报意识、情报战略、沟通效率,以及情报系统的工作制度、工作流程、数据处理平台等,这些元素构成竞争情报系统运行的主要动力。由此,他将竞争情报系统的基本架构分为战略层、规则层、操作层、基础层四层,其中战略层包括企业发展战略、市场竞争战略以及具有竞争情报意识的人员(培训),规则层包括竞争情报工作制度和竞争情报工作组织,操作层包括竞争情报工作流程,技术工具和方法,基础层包括数据、信息、知识基础、信息处理和网络通讯平台以及人际情报网络。该架构体现了竞争情报管理系统的人员、观念、制度、组织、技术系统的五个元素[7]。
  而从预警信息系统和多方支持的综合管理活动层面,郑德俊认为:危机信息预警开展的前提首先是要组建一个组织架构合理、能够统筹调配各个环节、对危机进行迅速响应的预警信息系统;其次需要有资金、设备和上层建筑(具体包括企业的危机意识、对相关人员的业务培训和有关条例规范的制定)的支持。他通过建立"防护伞模型"(如图1所示)证明防护伞在帮助企业抵挡危机的过程中充当中流砥柱的作用。为了抵御危机,社会组织和企业需要针对危机预警展开"撑伞活动"预防演练。该活动能否达到危机信息预警的目的取决于诸多因素,包括组织结构能否对预警活动产生推动作用,信息技术系统能否提高预警活动的效率,财务控制和控制偏差能否为预警活动提供经济支持以及它们之间配合的情况是否与企业可持续发展的需要相吻合[8]。
  防护伞模型中的纠偏措施强调了人在危机预警中的作用,郑德俊在研究中认为,企业领导在开展企业危机信息预警活动时,要高度关注信息预警人员的工作能力和状态。这部分人员要对危机信息具有较强的敏感度,对企业的内外环境深入了解,具备熟练操作各种信息搜集软件的能力和逻辑推理能力,能迅速对搜集到的信息进行分析处理,对企业即将面临的危机作出合理的预测和评估。企业高管应商榷一套完整的信息预警工作管理制度,对涉及该项工作的员工职责和奖惩措施作出明文规定,通过薪资调配的方式调动员工工作的积极性[8]。
  再者从整体把握,王克平认为危机预警体系作为一个基于竞争情报的概念,是企业整合了行业文化、组织、技术等元素后的结果。一个完善的预警体系包括组织体制、运行机制和保障措施[9]。为了证明企业建立危机预警体系的目的在于形成一种以竞争情报危机预警为驱动的企业文化,他建立了"五星模型"(如图2所示),用以佐證该体系能够促进危机预警部门与企业中的其他部门相处融洽,能够在物质技术层面和精神文化层面共同推动危机预警体系的构建和危机预警管理工作的开展。
  2 图书馆安全风险预警管理中需要重视的问题
  长期以来,图书馆管理者或馆员采用习惯性的管理方式,对于日常的管理比较熟悉,但忽略了非常态下的管理模式及应对方法,对安全风险的发生存在侥幸心理,认为危机不可能真的发生,或者即使发生也不会产生真正的危险。根据调查,只有10%左右的图书馆员对安全风险管理的概念有比较深入的了解,40%左右的馆员从来没有听过这个概念,缺乏对图书馆危机管理案例、事件的关注度[10]。正是因为这种侥幸心理作祟,当安全风险真正来临的时候才会让人措手不及甚至造成致命的后果。由此,我们从竞争情报管理要素入手,认为安全风险预警管理中需要重视的问题主要在于以下几个方面。
  2.1 重视人的主导作用,增强安全风险预警意识
  人的因素对安全风险预警管理至关重要,因为安全风险信息的搜集、分析、预测等过程均离不开人的主导。安全风险预警工作应坚持以人为本的思想,把人放在预警管理的核心位置,才能充分提高员工对安全风险的关注度。以全球几大石油公司为例,埃克森美孚公司通过建立信息监测与预警系统,记录每台生产设备的运行和安全情况;壳牌公司通过建立危机隐患报告激励机制,鼓励员工上报安全隐患并提出整改意见;BP公司积极开展危机预警,一旦发现危机萌芽,各部门采取逐级上报可能存在的危机问题,并及时采取措施开展危机应对工作。企业开展的这些工作充分体现了企业的危机预警意识和人在危机预警中的主导作用[11]。
  2.2 建立安全保卫部门,满足安全风险预警要求
  由于人力、财力等方面资源配置的不足,大部分图书馆尚未成立专门的安全风险管理机构或部门,面对危机事件时,只是短期针对一件突发事件进行管理。而根据危机预警机制的要求,需要搭建组织架构、建立预警管理制度,在组织内部处理危机的过程中,形成一种全单位的危机信息氛围,保证危机预警工作的顺利开展。作为面向社会或组织内部开展服务的图书馆,需要在这方面设置相关安全风险信息部门,力求能够根据安全要求及时做出预警。担任安全风险信息预警的责任人或者相关人员能够指挥和调度单位内所有职能部门的高层管理人员和工作人员,在安全风险预警能力上需要具备快速搜集与分析信息的能力[12]。
  2.3 加强培养和学习,提高安全风险信息搜集与分析的能力
  参考布莱德利·杜邦安全文化曲线模型, 图书馆要在馆内形成安全文化氛围,不断加强安全风险预警人员的培养和学习,有效提升他们对安全风险信息搜集与分析的能力,保证他们在搜集分析信息时能够真实的、完整的、及时的反映出潜在的风险。除此以外,还要通过实践和模拟训练,来提升他们的公共安全风险识别能力和处理能力[13]。安全风险预警人员需要根据图书馆行业特点以及图书馆空间结构设置、读者行为等注重信息的搜集和分析,不应该在安全风险爆发时才知道要提高某一方面的安全风险知识,应该在日常的图书馆工作过程中注重安全风险的知识教育,要重点留意可能导致安全风险发生的因素,防微杜渐,逐步形成科学的安全风险管理体系。
  3 "圆锥体式"安全风险预警管理模式
  从以上对竞争情报管理要素和模式的分析可以看出,陈飔的竞争情报工作体系架构,其优势在于从各层面强调了人员、观念、制度、组织、技术系统五大要素,其不足在于只涉及竞争情报工作,没有涉及危机预警方面。郑德俊的防护伞模型虽然重视了在危机应对处理中人的作用,但忽视了危机信息活动的过程。王克平的五星模型从整体上把握危机预警,整合了行业文化、组织、技术、制度和流程的一体化特征,但忽视了人的主观能动性。笔者认为这三种危机信息预警管理模式皆不能满足图书馆的安全风险预警管理的需求,需要将图书馆的安全风险预警管理作为一项集人员、技术、观念于一体的,考验图书馆管理制度、组织架构是否科学合理的综合管理活动来对待,要在符合可持续的安全防范要求下,建立一种"圆锥体式"的信息预警管理模式(如图3所示),坚持"以人为本"的指导思想,充分调动馆员的积极性,强化其安全风险意识,在馆内外形成一种信息交流氛围,并设立相应的安全部门统筹管控,借助先进的科学技术进行信息搜集、处理与分析,才能提高危机预警信息的利用,提升安全风险的管控效率,在整体上建立健全安全有效的风险预警系统。
  安全风险预警管理的前提条件之一就是能够充分对有可能出现危机的相关信息进行有效的分析认定,消除隐患或降低风险,并做出应对措施。对于安全风险信息的发生、传递需要有一个宽松的交流环境,这个环境可以提升人们的风险意识,最终影响对危机的判断,同时也考验馆员对风险信息的捕捉、分析、处理能力。在"圆锥体式"安全风险预警管理模式中,人是主体,技术系统是方法。因此,技术系统和人员组织对安全风险信息活动产生直接影响。而将安全风险信息活动置于圆锥体的底面是基于它是这一预警管理模式中最基础也是最关键的部分,涵盖了危机信息的搜集、处理、分析和利用环节,这个环节是一个持续性的循环过程。危机信息的搜集、分析与预测水平直接影响到危机信息利用的成效,而安全风险信息活动也对图书馆的安全风险信息工作的有效性产生直接影响。
  4 实行"圆锥体式"安全风险预警管理模式的策略和措施
  4.1 注重形成安全风险信息交流氛围,提升危机处置的安全风险预警意识
  图书馆安全风险的产生可能是因外界环境突变而起,也可能是内部管理不当所致。其实无论是外部环境还是内部因素,最为主要的是没有一个良好的信息交流环境。这种环境的形成需要在长期的培养和沟通中养成。一种高度自觉的独具特色的危机信息文化,不仅可加强员工内部信息交流,而且可以促使图书馆对外界发生的危机保持警惕。
  图书馆要想实现安全风险预警,就要保证信息充分流通,而信息资源共享是保证信息流通的前提,是预警工作的基础。相关信息能够在行业内实现充分共享,就能迅速了解社会动态和读者心理,获取对图书馆改善服务有价值的信息。若图书馆内部各部门之间互相交流,发掘潜在的安全风险信息,实现信息交流,就会避免牛鞭效应等情况的发生。除此之外,图书馆还应主动与其他行业或者组织实现信息共享,可起到直接及时化解安全风险的作用,也能使馆领导根据外界环境变化随时调整服务决策,增强图书馆服务的适应能力,避免外部突发事件使图书馆陷入慌乱与危机之中。因此,鉴于良好的信息氛围能够激发馆员的主观能动性,其在危机预警管理中具有统领作用,在此模型中,笔者认为放在模型顶点是恰當的。
  4.2 健全科学合理的安全风险管理制度,使之成为风险预警的坚强基石
  为保证危机预警管理的有效性,图书馆应当提前做好相应的人员配置,构建合理的组织架构,注重技术系统的运用,制定科学合理的管理制度以规范危机信息工作。管理制度、人员组织和技术系统三者共同构成危机预警管理模式的坚强基石,缺一不可,因此分别置于圆锥体模型的三个侧面。其中,科学合理的管理制度能够保证安全风险信息在传递、搜集,整理分析过程中能够及时、真实、完整地呈现出来,在风险发生前做出正确的预判。因此,在制定管理制度时,要对预警管理的工作流程作出详细表述,设定相应的追责制度和奖惩机制,以使馆员在处理信息时能够充分发挥出自身的信息分析能力,准确评估出安全风险的系数和后果。
  对于图书馆来说,安全风险预警信息工作的最关键的制度保障是与政府、其他组织之间实现信息的无障碍交流,保证信息正常流通,这不仅可保障图书馆自身服务的调整和开展,也可为政府、社会及至企业的安全风险预警提供及时可靠的信息,使他们及时发现危机信息,提高对危机信息的感知能力与应对能力,避免突发性危机造成的组织系统瘫痪。只有这样,图书馆才能提高对安全风险刺激的应对反应,以此提升预防能力。
  4.3 设置完善的安全风险预警管理部门,保证图书馆面临危机能及时响应
  图书馆是人们学习和参与文化活动的重要公共场所,加强管控机制,建立完善的安全风险预警管理部门,才能最大限度控制公共安全危机发生、发展和传播的风险,对构建和谐社会乃至保持社会稳定发展具有积极意义。因此,组建和培养一支公共安全管理人才队伍对于风险预警警影响至深。该部门的设置无论采取何种组织形式,其职责都要围绕突发事件或可能发生的事件对图书馆及其社会影响进行信息搜集、分析,对事件发生环境、成因条件、自身状况及后继采取的措施进行客观评估、预测和管理。
  安全风险预警管理部门要在平时敏锐地观察和意识到危机信息对图书馆及其服务的影响,能够借助合理有效的情报搜集工具开展搜寻工作,并在事后分析中能锁定信息源,根据危机诱因的类别,建立起与之相应的危机信息档案,提高信息的高效性、完整性、真实性与准确性,为深层危机信息挖掘与分析工作做好准备。
  4.4 建立先进的情报技术管理系统,对安全风险信息进行客观准确分析
  在整个的安全风险预警管理的过程中,其关键步骤就是对相关的安全风险信息进行分析与预测,所搜集到的信息能否对危机爆发级别进行客观评估是影响危机信息预测的关键点,因此建立先进的情报技术管理系统,加强信息的整理、关联、挖掘是分析环节的重中之重。图书馆可以引入网上信息搜集和发布管理系统,也可以将一个功能合一的竞争情报搜集、处理与发布模块嵌入内部办公系统;或是采用社会的网络知识管理系统,将其作为子模块纳入情报技术管理系统中,可极大地提高信息处理效率。
  在分析安全风险信息的影响效果时,要综合考量多方信息资源,注重运用SWOT分析法、关键成因要素分析法、情景分析法等情报分析方法和工具对初步处理后的信息展开深层剖析,分析安全风险存在的诱因、爆发时间、持续时间、危害类型和系数等,比对其因素影响之间的优势、劣势、机会、威胁程度,也可邀请业内专家入驻,成立安全风险应对小组,听取多方分析意见结果,形成高质量的危机信息报告,以供图书馆或者政府在后续危机应对中参考与备用。
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